Časté dotazy
Vybrali jsme dotazy, které vás často zajímají ještě předtím, než nám zavoláte. Ostatní dotazy směřujte přes kontaktní formulář (vložit jako odkaz), nebo nám rovnou zavolejte.
Jaká jsou bezpečnostní opatření a záruky proti zneužití dat?
Mezi klientem a naší společností je podepsána smlouva o mlčenlivosti (NDA). Zaměstnanci digitalizační linky mají podepsanou smlouvu o mlčenlivosti. Digitalizační centrum a celý logistický areál je zabezpečen kamerovým systémem včetně fyzické ochrany 24/7. Přepravní boxy s vašimi dokumenty jsou zabezpečeny plastovou plombou a ochrannou páskou, kurýři TNT jsou speciálně proškoleni. Naše digitalizační centrum je chráněno pojištěním na rizika živlů 5 mil. Kč a pojištěno na rizika ochrany informací do 1 mil. Kč, smlouvy je možné rozšiřovat až do 100 mil. Kč, vždy na základě konkrétní zakázky a znalosti profilu klienta. Výše uvedená bezpečnostní opatření jsou nejvyšší možná, ale v případě přetrvávajících obav klienta lze také jednat o režimu outsourcingu digitalizace v místě zákazníka.
Jaký je legislativní rámec digitalizace a dlouhodobého skladování papírových dokumentů?
Zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě, zákon č. 300/2008 o elektronických úkonech, zákon č. 101/2000 o ochraně osobích údajů, včetně novel; těmito předpisy se řídíme.
Co vše je možné digitalizovat a v jakém stavu?
Všechny typy dokumentů, např. volné listy, svázané listy, sešité listy, knihy, svazky, studie, dokumenty s pečetí (samolepkou), ručně psané dokumenty. Všechny rozměry formalizovaných i neformalizovaných dokumentů od velikosti vizitky do formátu 3 x A3 v gramáži 40 až 250 g/m2 a to i v různém stupni poškození.
V jakém datovém formátu jsou data generována?
Záleží na dohodě s klientem, v zásadě však ve formátech: TIFF, PDF, možnost autorizované konverze.
Na jaké datové nosiče jsou data ukládána?
Na jaké datové nosiče jsou data ukládána? CD, DVD, flash disk, přenosný disk až do 4 TB. Data lze také šifrovat a zasílat po dohodě datovým kanálem.
Používá se při zpracování dokumentů elektronický podpis a časové razítko a jaké jsou jejich možná využití?
Ano, velmi často, zejména v momentě potřeby likvidace papírových předloh.
Jak se dokumenty třídí?
Dle spisové služby: papíry, el. obrazy dle DMS aplikace (Document Management System).
Je možné dokumenty a data u nás skartovat?
V případě zájmu o zničení dokumentů – skartaci – jak přesně se ničí menší objemy, velké objemy, jaké jsou záruky, že byly zničeny? Klient obdrží skartační protokol a protokol o likvidaci (dle objemu materiálu rozlišujeme skartaci, likvidaci ve spalovně apod.).